Datenschutzerklärung

FuturElements – Visual Intelligence Agency
Stand: April 2026 | gemäß DSGVO & österr. DSG

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO:

FuturElements – Eduardo Mehl
Schlossplatz 2/8, 9321 Kappel am Krappfeld, Österreich
E-Mail: contact@futurelements.eu
Website: www.futurelements.eu

2. Grundsätze der Datenverarbeitung

(1) Wir verarbeiten personenbezogene Daten grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung unserer Website und Leistungen, zur Vertragsabwicklung oder auf Basis eines berechtigten Interesses erforderlich ist.

(2) Wir halten die Grundsätze der Datenminimierung, Zweckbindung und Speicherbegrenzung ein.

(3) FuturElements setzt zur effizienten Geschäftsführung KI-gestützte Werkzeuge ein. Details hierzu finden Sie in Abschnitt 8 dieser Datenschutzerklärung.

3. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Basis folgender Rechtsgrundlagen:

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung (z. B. Newsletter, Cookie-Consent)
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung (z. B. Projektabwicklung, Rechnungsstellung)
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Rechtliche Verpflichtung (z. B. steuerliche Aufbewahrungspflichten)
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Berechtigtes Interesse (z. B. Website-Analyse, Kommunikationsvorbereitung mittels KI, Geschäftsorganisation)

4. Datenverarbeitung auf der Website

4.1 Hosting & Server-Logfiles

(1) Unsere Website wird bei einem DSGVO-konformen Hosting-Anbieter innerhalb der EU gehostet.

(2) Bei jedem Zugriff werden Server-Logfiles erfasst: IP-Adresse (anonymisiert), Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browsertyp, Betriebssystem, Referrer-URL. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Speicherdauer: 30 Tage.

4.2 Kontaktformular & Anfragen

(1) Bei Nutzung unseres Kontaktformulars werden die eingegebenen Daten (Name, E-Mail, Nachricht, ggf. Website-URL, Branche) zur Bearbeitung der Anfrage verarbeitet. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Anfragenbearbeitung).

(2) Eingehende Anfragen werden zur Vorbereitung und Organisation mittels KI-gestützter Werkzeuge verarbeitet (§ 8). Die Beantwortung erfolgt persönlich durch den Inhaber.

(3) Kontaktdaten werden für die Dauer der Anfragenbearbeitung gespeichert. Bei Zustandekommen eines Vertrags gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (7 Jahre steuerlich, § 132 BAO). Andernfalls werden die Daten 6 Monate nach letztem Kontakt gelöscht.

4.3 Newsletter

(1) Der Newsletter-Versand erfolgt ausschließlich mit ausdrücklicher Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, Double-Opt-In-Verfahren). Die Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden (Abmeldelink in jeder E-Mail).

4.4 Cookies & Tracking

(1) Technisch notwendige Cookies werden ohne Einwilligung gesetzt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Analyse- und Marketing-Cookies (z. B. Google Analytics 4, Meta Pixel) werden erst nach ausdrücklicher Einwilligung über das Cookie-Consent-Banner aktiviert.

(2) Google Analytics 4 wird mit IP-Anonymisierung betrieben. Es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit Google. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung via Cookie-Banner).

5. Kontakt- & Projektverwaltung

5.1 CRM & Projektmanagement

(1) Zur Verwaltung von Kundenbeziehungen, Projekten und Aufgaben setzen wir ein cloudbasiertes Projektmanagement-System ein (Anbieter mit Sitz in den USA, abgesichert durch EU-Standardvertragsklauseln und SOC 2 Type II-Zertifizierung).

(2) Verarbeitete Daten: Name, E-Mail, Unternehmen, Projektdetails, Kommunikationsverlauf, Rechnungsdaten.

(3) Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (effiziente Geschäftsorganisation).

5.2 Rechnungsstellung

(1) Rechnungen werden über einen deutschen Buchhaltungsdienstleister erstellt und verarbeitet (DSGVO-konform, Server in Deutschland). Rechnungsdaten werden gemäß steuerlicher Aufbewahrungspflichten 7 Jahre aufbewahrt (§ 132 BAO).

5.3 E-Mail & Kalender

(1) Für geschäftliche Kommunikation nutzen wir Google Workspace (Google LLC, USA). Es bestehen EU-Standardvertragsklauseln und ein Auftragsverarbeitungsvertrag.

6. Datenübermittlung in Drittländer

(1) Im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit setzen wir Dienste ein, deren Anbieter ihren Sitz außerhalb der EU/des EWR haben (insbesondere USA). Die Datenübermittlung erfolgt auf Basis von:

EU-US Data Privacy Framework (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission, soweit gültig)
EU-Standardvertragsklauseln (SCCs) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO
Auftragsverarbeitungsverträgen (DPAs) der jeweiligen Anbieter

(2) Wir haben für die eingesetzten Dienste eine interne Bewertung der Angemessenheit der Schutzmaßnahmen (Transfer Impact Assessment) durchgeführt.

(3) Eine vollständige Liste der eingesetzten Unterauftragsverarbeiter kann auf Anfrage bereitgestellt werden.

7. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald der Zweck der Verarbeitung entfällt, es sei denn, gesetzliche Aufbewahrungspflichten stehen dem entgegen. Im Überblick:

Kontaktanfragen (ohne Vertragsschluss): 6 Monate nach letztem Kontakt
Vertragsdaten: 7 Jahre nach Vertragsende (§ 132 BAO)
Rechnungsdaten: 7 Jahre (steuerliche Aufbewahrungspflicht)
Newsletter-Daten: bis zum Widerruf der Einwilligung
Server-Logfiles: 30 Tage
Cookie-Einwilligungen: 12 Monate

8. Einsatz Künstlicher Intelligenz

8.1 Zweck und Umfang

(1) FuturElements setzt KI-gestützte Werkzeuge als zentralen Bestandteil der Geschäftstätigkeit ein. KI-Werkzeuge werden genutzt für:

Betriebsinterne Organisation: Kontaktverwaltung, Projektplanung, Aufgabenmanagement
Kommunikationsvorbereitung: Analyse eingehender Anfragen, Erstellung von Antwortentwürfen, Zusammenfassung von Gesprächsinhalten
Leistungserbringung: Textgenerierung, Bildbearbeitung, Videoproduktion, Code-Entwicklung, Datenanalyse
Qualitätssicherung: Prüfung und Optimierung von Arbeitsergebnissen

(2) Die direkte Kommunikation mit Kunden erfolgt stets persönlich durch den Inhaber. KI-Systeme kommunizieren nicht eigenständig mit Kunden.

8.2 Kategorien verarbeiteter Daten

Im Rahmen der KI-gestützten Verarbeitung können folgende Datenkategorien betroffen sein:

Kontaktdaten (Name, E-Mail, Unternehmen) – bei Kommunikationsvorbereitung
Anfrageinhalte (Nachrichten, Projektbeschreibungen) – bei Analyse und Vorbereitung
Projektdaten (Briefings, Materialien, Zwischenergebnisse) – bei Leistungserbringung
Geschäftsdaten (Rechnungsinformationen, Zeiterfassung) – bei Betriebsorganisation

8.3 Rechtsgrundlage

(1) Betriebsinterne Organisation und Kommunikationsvorbereitung: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Geschäftsführung). Unser berechtigtes Interesse besteht in der Optimierung interner Abläufe zur Sicherstellung hochwertiger und zeitnaher Kundenbetreuung.

(2) Leistungserbringung: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) in Verbindung mit der Einwilligung gemäß Rahmenvertrag/Projektvereinbarung.

(3) Sie haben das Recht, der Verarbeitung auf Basis berechtigter Interessen gemäß Art. 21 DSGVO zu widersprechen. In diesem Fall prüfen wir, ob zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vorliegen.

8.4 Schutzmaßnahmen

Für die KI-gestützte Verarbeitung gelten folgende Schutzmaßnahmen:

Modelltraining mit Kundendaten ist bei allen KI-Diensten deaktiviert (Opt-Out)
Pseudonymisierung und Anonymisierung von Daten vor KI-Verarbeitung, soweit möglich
Kein Transfer personenbezogener Endkundendaten an KI-Dienste ohne Einwilligung
Regelmäßige Überprüfung der Datenschutzeinstellungen und AGB-Änderungen der KI-Anbieter
Einsatz ausschließlich etablierter Anbieter mit dokumentierten Sicherheitsstandards
Verschlüsselung aller Datenübertragungen (TLS/SSL)

8.5 Geschäftsgeheimnis

(1) Die konkrete Auswahl der eingesetzten KI-Dienste, Anbieter und internen Prozesse ist Bestandteil unseres unternehmerischen Know-hows und unterliegt dem Geschäftsgeheimnis gemäß dem österreichischen Bundesgesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG).

(2) Auf berechtigtes Verlangen (z. B. im Rahmen einer Datenschutzauskunft gemäß Art. 15 DSGVO) benennen wir die Kategorien der eingesetzten Dienste und deren Standort. Eine Benennung einzelner Produkte und Anbieter erfolgt im Rahmen vertraglicher Vereinbarungen unter Vertraulichkeit.

9. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben gemäß DSGVO folgende Rechte:

Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Auskunft über Ihre verarbeiteten Daten
Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Korrektur unrichtiger Daten
Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Löschung Ihrer Daten, soweit keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen
Recht auf Einschränkung (Art. 18 DSGVO): Einschränkung der Verarbeitung
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Erhalt Ihrer Daten in maschinenlesbarem Format
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Widerspruch gegen Verarbeitung auf Basis berechtigter Interessen
Recht auf Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Jederzeit für die Zukunft

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: contact@futurelements.eu

10. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen:

Österreichische Datenschutzbehörde
Barichgasse 40–42, 1030 Wien
Telefon: +43 1 52 152-0
E-Mail: dsb@dsb.gv.at
Website: www.dsb.gv.at

11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

(1) Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen, technische Neuerungen oder Änderungen unserer Dienste anzupassen.

(2) Die jeweils aktuelle Version ist unter www.futurelements.eu/datenschutzerklaerung abrufbar.

(3) Letzte Aktualisierung: April 2026